Rabu, 15 Januari 2014

(tulisan 2) kelompok 10 : chapter 10 "Project Communications Management"

Chapter 10 Project Communications Management
(Source: PMBOK Books, 2000)

Project Communications Management includes the processes required to ensure timely and appropriate generation, collection, dissemination, storage, and ultimate disposition of project information. It provides the critical link among people, ideas, and information that are necesary for success. Everyone involved in the project must be prepared to send and receive communications, and must understand how the communications in which they are involved as individuals affect the project as a whole. Figure 10-1 provides an overview of the following major processes:

10.1 Communications planning-determining the information and communications need of the stakeholders: who needs what information, when they will need it, and how it will be given to them.
10.2 Information Distribution-making needed information available to project stakeholders in a timely manner.
10.3 Performance Reporting-collecting and disseminating performance information. This includes status reporting, progress measurement, and forecasting.
10.4 Administrative Closure-generating, gathering, and disseminating information to formalize a phase or project completion.

These processes interact with each other and with the processes in the other knowledge areas as well. Each process may involve effort from one or more individuals or groups of individuals, based on the needs of the project. Each process may involve effort from one or more individuals or groups of individuals, based on the needs of the project. Each process generally occurs at least once in every project phase.

Although the processes are presented here as discrete elements with well-defined interfaces, in practice they may overlap and interact in ways not detailed here process interactions are discussed in detail in Chapter 3.

The general management skill of communicating (discussed in Section 2.4.2) is related to, but not the same as, project communications management. Communicating is a broader subject and involves a substantial body of knowledge that is not unique to the project context. For example:
-  Sender-receiver models-feedback loops, barriers to communications, etc.
-  Choice of media-when to communicate in writing versus when to communicate orally, when to write an informal memo versus when to write formal
-   Writing style-active versus passive, sentence structure, word choice, etc.
-   Presentation techniques-body language, design of visual aids, etc.
-   Meeting management techniques-preparing an agenda, dealing with conflict, etc.

10.1 Communications Planning
        Communications planning involves determining the information and communications needs of the stakeholders: who needs what information, when they will need it, how it will be given to them, and by whom. While all project share the need to communicate project information, the informational need the methods of distribution vary widely. Identifying the informational need of the stakeholders and determining a sultable means of meeting those needs is and important factor for project success.
On most projects, the majority of communications planning is done as part of  the earliest project phases. However, the results of this process should be reviewed regularly throughout the project and revised as needed to ensure continued applicability.
Communications planning is often tightly linked with organizational planning (describe in Section 9.1) since the project’s organizational structure will have a major effect on the project’s  communications requirements.
10.1.1 Input to Communications Planning
1. Communications requirements. Communications requirements are the sum of the information requirements of the project stakeholders. Requirements are defined by combining the type and format of information required with an analysis of the value of that information. Project resources should be expended only on communicating information that contributes to success or where a lack of communication can lead to failure. Information typically required to determine project communications requirements includes:
- Project organization and stakeholder responsibility relationships.
- Discipline, departments, ad specialties involved in the project.
- Logistics of how many individuals will be involved with the project and at which         locations.
- External information needs (e.g., communicating with the media).
2. Communications technology. The technologes or methods used to transfer information back and forth among project stakeholders can vary significantly: from brief conversations to extended meetings, from simple written document to immediately accessible online schedules and databases.
            Communications technology factors that may affect the project include:
-          The immediacy of the need for information-is project success dependent upon having frequently updated information available on a moment’s notice, or would regularly issued written reports suffice?
-          The availability of technology-are the systems that are already in place appropriate, or do project needs warrant change?
-          The expected project staffing-are the proposed communications systems compatible with the experience and expertise of the project participants, or will extensive training and learning be required?
-          The length of the project-os the available technology likely to change before the project is over?
3. Constraints. Constraints are factors that will limit the project management team’s options. For example, if substantial project resources will be procured, more consideration will need to be given to handling contract information.
When a project is performed under contract, there are often specific contractual provisions that affect communications planning.
4. Assumptions.  See Section 4.1.1.5.
10.1.2  Tools and Techniques for communications planning
1. Stakeholder analysis. The information needs of the various stakeholders should be analyzed to develop a methodical and logical view of their information needs and sources to meet those needs (project stakeholders are discussed in more detail in Section 2.2). The analysis should consider methods and technologies suited to the project that will provide the information needed. Care should be taken to avoid wasting resources on unnecessary information or inappropriate technology.
 10.1.3 Outputs from communications planning
1. Communications management plan. A communications management plan is a document that provides :
- A collection and filing structure that details what methods will be used to gather and store various types of informations. Procedures should also cover collecting and disseminating updates and corrections to previously distributed material.
- A distribution structure that details to whom information (status reports, data, schedule, technical documentation, etc.) will flow and what methods (written reports, meetings, etc.) will be used to distribute various types of information. This structure must be compatible with responsibilities and reporting relationships described by the project organization chart.
- A description of the information to be distributed, including format, content, level of detail, and conventions/definitions to be used.
- Production schedules showing when each type of communication will be produced.
- Methods for accessing information between scheduled communications.
- A method for updating and refining the communications management plan as the project progresses and develops.

            The communications management plan may be formal or informal, highly detailed or broadly framed, based on the needs of the project. It is a subsidiary component of the overall project plan (described in Section 4.1).

10.2 Information Distribution
        Information distribution involves making needed information available to project stakeholders in a timely manner. It includes implementing the communications management plan, as well as responding to unexpected requests for information.
10.2.1 Inputs to Information Distribution
     1. Work results. Work results are described in Section 4.2.3.1.
     2. Communications management plan. The communications management plan is described in Section 10.1.3.1.
     3. Project plan. The project plan is described in Section 4.1.3.1.
10.2.2 Tools and Techniques for Information Distribution
1.Communications skills. Communications skill are used to exchange information. The sender is responsible for making the information clear, unambiguous, and complete, so that there receiver can receive it correctly, and for confirming that it is properly understood. The receiver is responsible for making sure that the information is received in it’s entirety and understood correctly. Communicating has many dimensions:
- Written and oral, listening and speaking.
- Intenal (within the project) and external (to the customer, the media, the public, etc.).
- Formal (reports, briefings, etc.) and informal (memos, ad hoc conversations, etc.).
- Vertical (up and down the organization) and horizontal (with peers).
2.Information retrieval systems. Information can be shared by team members and stakeholders through a variety of methods including manual filing systems, electronic databases, project management software, and systems that allow access to technical documentation such as engineering drawings, design spectifications, test plan, etc.
3. Information distribution methods. Project information may be distributed using a variety of methods including project meetings, har-copy document distribution, shared access to networked electronic databases, fax, electronic mail, voice mail, videoconferencing, and project intranet.
10.2.3 Outputs from Information Distribution
1.Project records. Project records may include correspondence, memos, and documents dscribing the project. This information should, to the exten possible and appropriate, be maintained in an organized fashion. Project team members may often maintain personal records in a project notebook.
2. Project reports. Formal project reports on project status and/or issues.
3.Project presentations. The project team provides information formally, or informally to any or all of the project stakeholders. The information is relevant to the needs of the audience, and the method of presentation is appropriate.

10.3 Performance Reporting
Performance reporting involves collecting and disseminating performamce information to provide stakeholder with information about how resources are being used to achieve project objectives. This process includes:
-          Status reporting-describing where the project now stands-for  example, status related to schedule and budget metrics.
-          Progress reporting-describing what the project team has accomplished-for example, percent complete to schedule, or what is completed versus what is in process.
-          Porcasting-predicting future project status and progress.

Performance reporting should generally provide information on scoope, schedule, cost, and quality. Many projects also require information on risk and procurement. Reports many be prepared comprehensively or on an exception basis.

10.3.1 Inputs to Performance Reporting
1. Project plan. The project plan is discussed in Section 4.1.3.1. The project plan contains the various baselines that will be used to assess project performance.
2. Work results. Work results-which deliverables have been fully or partally completed, what costs (and/or resources) have been incurred or committed, etc.-are an output of project plan execution (discussed in Secction 4.2.3.1). Work results should be reported within the framework provided by the communications management plan. Accurate, uniform information on work results is essential to useful performance reporting.
3. Other project records. Project records are discussed in Section 10.2.3.1. In aadition to the project plan and the project’s work results, other project documents often contain information pertaining to the project context that should be considered when assessing project performance.
10.3.2 Tools and Techniques for Performance Reporting
1. Performance reviews. Performance reviews are meeting held to assess project status and/or progress. Performance reviews are typically used in conjunction with one or more of the performance-reporting techniques described below.
2. Variance analysis. Variance analysis involves comparing actual project results to planned or expected results. Cost and schedule variances are the most frequently analyzed, but variances from plan in the areas of scoope, resource, quality, and risk are often of equal or greater importance.
3. Trend analysis. Trend analysis involves examining project results over time to determine if performance is improving or deteriorating.
4. Earned value analysis. Earned value analysis in it’s various forms is the mos commonly used method of performance measurement. It integrates scope cost (or resource), and schedule measures to help the project management team assess project performance. Earned value (EV) involves calculating three key values for each activity:
- The Planned Value (PV), previously called the budgeted cost of work scheduled (BCWS), is that portion of the approved cost estimate planned to be spent on the activity during a given period.
- The Actual Cost (AC), previously called the actual cost of work performed (ACWP), is the total of costs incurred in accomplishing work on the activity during a given period. This Actual Cost must correspond to whatever was budgeted for the PV and the EV (example: direct hours only, direct costs only, or all costs including indirect costs).
- The EV, previously called the budgeted cost of work performed (BCWP), is the value of the work actually completed.

            These three values are used in combination to provide measures of whether or not work is being accomplished as planned. The most commonly used measures are the cost variance (CV) (CV= EV – AC), and the schedule variance (SV) (SV = EV – PV). These two values, the CV and SV, can be converted to efficiency indicators to reflect the cost and schedule performance of any project. The cost performance index (CPI = EV/AC) is the most commonly used cost-efficiency indicator. The cumulative CPI (the sum of all individual EV budgets divided by the sum of all individual AC’s) is widely used to forecast project costs at completion. Also, the schedule performance index (SPI = EV/PV) is sometimes used in conjunction with the CPI to forecast the project completion estimates.
5.Information distribution tools and technique. Performance reports are distributed using the tools and techniques described in Section 10.2.2.


10.3.3 Outputs from Performance Reporting
1. Performance reports. Performance reports organize and summarize the information gathered and present the results of any analysis. Reports should provide the kinds of information and the level of detail required by various stakeholders, as documented in the communications management plan.
            Common formats for performance reports include bar charts (also called Gantt charts), S-curves, histograms, and tables. Figure 10-2 uses S-curves to display cumulative EV analysis data, while Figure 10-3 displays a different set of EV data in tabular form.
2. Change requests. Analysis of project performance often generates a request for a change to same aspect of the project. These change requests are handled as described in the various change control processes (e.g., scope change management, schedule control, etc.).

10.4 Administrative closure
            The project or phase, after either achieving it’s objectives or being terminated for other reasons, requires closure. Administrative closure consists of documenting project results to formalize acceptance of the product of the project by the sponsor, or customer. It includes collecting project records; ensuring that they reflect final specifications; analyzing project success, effectiveness, and lessons learned; and archiving such information for future use.
            Administrative closure activities should not be delayed until project completion. Each phase of the project should be properly to ensure that important and use ful information is not lost.In addition, employee skills in the staff poll database should be updated to reflect new skills and proficiency increases.
10.4.1 Inputs to Administrative Closure
1. Performance measurement documentation. All documentation produced to record and analyze project performance, including the planning document that established the framework for performance measurement, must be available for review during administrative closure.
2. Product documentation. Documents produced to describe the product of the project (plans, specifications, technical documentation, drawings, electronic files, etc.-the terminology varies by application area) must also be available for review during administrative closure.
3. Other project records. Project records are discussed in Section 10.2.3.1.
10.4.2 Tools and Techniques for Administrative Closure
1. Performance reporting tools and techniques. Performance reporting tools and techniques are discussed in Section 10.3.2.
2. Project repots. See Section 10.2.3.2.
3. Project presentations. See Section 10.3.3.3
10.4.3 Outputs from Administrative Closure
1. Project archives. A complete set of indexed project record should be prepared for archiving by the appropriate parties. Any project-spesific or programwide historial databases pertinent to the project should be updated. When projects are done under contract, or when they involve procurement, particular attention must be paid to archiving of financial records.

Senin, 13 Januari 2014

mind map bab 10 Manajemen Komunikasi Proyek



Ringkasan Makalah "Manajemen Komunikasi Proyek"

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan  bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan ke suksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara  keseluruhan.

(tulisan 1) kelompok 10 : bab 10 "manajemen komunikasi proyek"

Bab 10 Manajemen Komunikasi Proyek
(Sumber : Buku PMBOK, 2000)

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam  proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan ke suksesan. Setiap orang yang terlibat dalam proyek ini harus siap untuk mengirim dan menerima komunikasi, dan harus memahami bagaimana komunikasi dilakukan di mana mereka terlibat sebagai individu dan bagaimana komunikasi dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan.
Gambar 10-1

Gambar 10-1 memberikan gambaran proses utama berikut:
10.1 Komunikasi Perencanaan-menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, dan bagaimana hal itu akan diberikan kepada mereka.
10.2 Distribusi Informasi pembuatan informasi yang diperlukan tersedia bagi stakeholder proyek secara tepat waktu.
10.3 Kinerja Pelaporan-mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja. Ini termasuk laporan status, pengukuran kemajuan, dan peramalan.
10.4 Informasi Penutupan yang menghasilkan, mengumpulkan, dan menyebarkan Administrasi untuk meresmikan fase atau penyelesaian proyek.



Proses-proses tersebut  ini berinteraksi satu sama lain dan berinteraksi dengan proses di bidang lainnya. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau lebih individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek. Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen terpisah dengan antarmuka yang didefinisikan secara jelas, namun dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi dengan cara lain yang tidak dirinci di sini. Proses interaksi dibahas secara rinci dalam Bab 3.

Keterampilan manajemen komunikasi secara umum (dibahas dalam Bagian 2.4.2) berkaitan dengan, manajemen komunikasi proyek. Berkomunikasi adalah suatu subjek dengan pengertian yang luas dan melibatkan bagian penting pengetahuan yang tidak khas untuk konteks  suatu proyek. Sebagai contoh:
-Model pengirim-penerima - looping umpan balik, hambatan untuk komunikasi, dl.
-Pemilihan media - kapan harus berkomunikasi secara tertulis atau dengan berkomunikasi secara lisan.
-Ketika menulis sebuah memo tidak resmi dengan ketika menulis laporan resmi, dll.
-Gaya menulis - suara aktif atau pasif, struktur kalimat, pilihan kata, dll.
-Teknik penyajian – bahasa tubuh, desain alat bantu visual, dll.
-Teknik manajemen meeting - mempersiapkan agenda, menangani konflik, dll.

10.1 PERENCANAAN KOMUNIKASI
Perencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan informasi dan kebutuhan komunikasi para pemangku kepentingan: yang membutuhkan informasi apa, kapan mereka akan membutuhkannya, bagaimana akan diberikan kepada mereka, dan oleh siapa. Sementara semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan informasi proyek, kebutuhan informasi dan metode distribusi sangat bervariasi. Mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi kebutuhan tersebut merupakan faktor penting bagi keberhasilan proyek.

Pada sebagian besar proyek, sebagian besar perencanaan komunikasi ini dilakukan sebagai bagian dari fase awal proyek. Namun, hasil dari proses ini harus ditinjau secara teratur sepanjang proyek dan direvisi sesuai kebutuhan untuk memastikan penerapan lanjutan. Perencanaan komunikasi sering terkait erat dengan perencanaan organisasi (dijelaskan dalam Bagian 9.1) karena struktur organisasi proyek akan memiliki pengaruh besar pada kebutuhan komunikasi proyek.

10.1.1 Masukan untuk Perencanaan Komunikasi 
1. Persyaratan komunikasi. Persyaratan Komunikasi adalah jumlah dari kebutuhan informasi dari para stakeholder proyek.Persyaratan didefinisikan dengan menggabungkan jenis dan format informasi yang diperlukan dengan analisis nilai informasi tersebut. Sumber daya proyek harus dikeluarkan hanya pada berkomunikasi informasi yang memberikan kontribusi untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan. Informasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi : 
- Hubungan antara organisasi proyek dengan tanggung jawab pemangku kepentingan.
- Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.
- Keperluan logistik, berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi mana.
- Kebutuhan informasi eksternal (misalnya, berkomunikasi dengan media.
2. Teknologi Komunikasi. Teknologi atau metode yang digunakan untuk mentransfer informasi bolak-balik antara stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan: dari percakapan singkat sampai pertemuan yang diperpanjang, dari dokumen tertulis sederhana sampai jadwal online dan database yang diakses dengan segera. Faktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini meliputi:
Informasi yang dibutuhkan dengan segera,  adalah keberhasilan proyek tergantung pada  ketersediaan informasi yang sering diperbarui setiap saat, atau secara teratur akan menghasilkan laporan tertulis cukup
Ketersediaan teknologi – tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang sesuai
- Para staf yang diharapkan proyek –  sistem komunikasi diusulkan yang sesuai dengan pengalaman dan keahlian peserta proyek
- Lamanya proyek - teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum proyek berakhir?
3. Kendala. Kendala adalah faktor yang akan membatasi pilihan tim manajemen proyek. Misalnya, jika sumber         daya proyek besar akan diperoleh, harus ada pertimbangan lebih untuk menangani kontrak informasi.
4. Asumsi.

10.1.2 Alat dan Teknik untuk Perencanaan Komunikasi
  1. Analisis Stakeholder. Kebutuhan informasi dari berbagai pemangku kepentingan harus dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan informasi mereka dan sumber-sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan. Perawatan harus diambil untuk menghindari pemborosan sumber daya pada informasi yang tidak perlu atau teknologi tidak tepat.

10.1.3 Output dari Komunikasi Perencanaan
  1. Rencana pengelolaan komunikasi. Sebuah rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang
menyediakan:
    - Kumpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis informasi. Prosedur juga harus mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi informasi sebelum didistribusikan.
    - Sebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa informasi (status laporan, data, jadwal,dokumentasi teknis, dll) akan mengalir, dan metode apa (laporan tertulis, rapat, dll) yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai jenis informasi.
- Struktur ini harus sesuai dengan tanggung jawab dan hubungan pelaporan yang dijelaskan oleh struktur organisasi proyek.
    - Penjelasan mengenai informasi yang akan didistribusikan, termasuk format, isi, tingkat detail, dan  konvensi/definisi yang akan digunakan.
    - Jadwal Produksi yang menampilkan kapan dan jenis komunikasi apa yang akan diproduksi.
    - Metode untuk mengakses informasi diantara komunikasi yang dijadwalkan.
    - Sebuah metode untuk memperbarui dan menyempurnakan rencana manajemen komunikasi seiring dengan pelaksanaan dan perkembangan suatu proyek.

10.2 DISTRIBUSI INFORMASI
Distribusi informasi melibatkan kegiatan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder proyek secara tepat waktu. Ini termasuk menerapkan rencana manajemen komunikasi, serta menanggapi permintaan informasi yang tak terduga.



10.2.1 Input untuk Distribusi Informasi
1. Hasil Kerja.
2. Rencana pengelolaan komunikasi.
3. Rencana Proyek

10.2.2 Alat dan Teknik untuk Distribusi Informasi
1. Keterampilan Komunikasi. Keterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar informasi.
Pengirim informasi bertanggung jawab untuk membuat informasi yang jelas, tidak membingungkan, dan lengkap, sehingga penerima dapat menerima dengan benar, dan untuk menegaskan bahwa itu adalah benar dipahami. Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi memiliki banyak dimensi: 
- Ditulis dan diucapkan, mendengar dan berbicara.
- Internal (dalam proyek) dan eksternal (dengan pelanggan, media, masyarakat, dll).
- Formal (laporan, briefing, dll) dan informal (memo, ad hoc percakapan, dll).
- Vertikal (atas dan bawah organisasi) dan horizontal (dengan sesama).
   2. Sistem Pengambilan informasi. Informasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual, database elektronik, perangkat lunak manajemen proyek, dan sistem yang memungkinkan akses ke dokumentasi teknis seperti gambar teknik, spesifikasi desain, rencana uji, dll
  3. Metode Distribusi informasi . Informasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan berbagai metode termasuk pertemuan-pertemuan proyek, hard copy distribusi dokumen, berbagi akses ke database elektronik jaringan, fax, surat elektronik, voice mail, konferensi video, dan proyek intranet.

   10.2.3 Output dari Distribusi Informasi
       1. Catatan proyek. Catatan proyek dapat mencakup korespondensi, memo, dan dokumen yang menggambarkan proyek. Informasi ini harus, sejauh mungkin dan sesuai, dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.
       2. Laporan Proyek. Laporan Formal proyek atas status proyek dan / atau masalah proyek.
       3. Presentasi Proyek. Tim proyek memberikan informasi secara formal, maupun informal, kepada setiap atau semua stakeholder proyek.


       10.3 PELAPORAN KINERJA


Pelaporan kinerja adalah kegiatan mengumpulkan dan menyebarkan informasi tentang kinerja untuk memberikan informasi kepada stakeholder  tentang bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan proyek. Proses ini meliputi:
- Status pelaporan. Menggambarkan dimana proyek sekarang berdiri, misalnya, status yang berhubungan dengan jadwal dan anggaran.
Kemajuan pelaporan. Menggambarkan apa yang sudah dicapai oleh tim proyek, misalnya, persentase jadwal yang selesai, atau apa yang sudah selesai dibandingkan dengan  apa yang sedang dalam proses.
- Peramalan. memprediksi status dan kemajuan proyek dikemudian hari.
Pelaporan kinerja umumnya harus memberikan informasi tentang ruang lingkup, jadwal, biaya, dan kualitas. Banyak proyek juga membutuhkan informasi mengenai risiko dan pengadaan.

10.3.1 Input untuk Pelaporan Kinerja
1. Rencana Proyek. Rencana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk menilai kinerja proyek.
2. Hasil kerja. Kerja hasil – hasil kerja yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai,biaya (dan / atau sumber daya) mana yang dikeluarkan, dll - adalah output dari eksekusi rencana
proyek (dibahas dalam Bagian 4.2.3.1).
3. Catatan proyek lainnya. Selain rencana proyek dan hasil pekerjaan proyek, dokumen proyek lainnya sering mengandung informasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang harus dipertimbangkan ketika menilai kinerja proyek.

10.3.2 Alat dan Teknik untuk Pelaporan Kinerja
1. Tinjauan Kinerja. Penilaian kinerja adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status proyek dan /atau kemajuan. Penilaian kinerja biasanya digunakan bersama  dengan satu atau lebih teknik pelaporan kinerja.
2. Analisis Varians. Analisis varians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek yang sebenarnya dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. Varians biaya dan jadwal adalah yang paling sering dianalisis, tetapi varians dari rencana di bidang ruang lingkup, sumber daya, kualitas, dan risiko sering sama pentingnya atau mungkinlebih.
3. Analisis Trend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah kinerja membaik atau memburuk.
4. Analisis nilai yang diperoleh. Memperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk adalah metode yang paling umum digunakan dalam pengukuran kinerja. Ini mengintegrasikan ruang lingkup, biaya (atau sumber daya), dan pengukuran jadwal adalah langkah-langkah untuk membantu tim manajemen proyek dalam menilai kinerja proyek. Earned value (EV) dilakukan dengan cara menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:
- Nilai Rencana (the Planned Value /PV ), sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas pekerjaan yang dijadwalkan (Budgeted Cost of Work Scheduled / BCWS), adalah bahwa sebagian dari perkiraan biaya disetujui rencananya akan dihabiskan untuk kegiatan selama suatu periode tertentu.
Biaya Aktual (the Actual Cost), sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari pekerjaan yang dilakukan (Actual Cost Of Work Performed/ ACWP), adalah total biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada aktivitas selama suatu periode tertentu. Biaya yang Sebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang dianggarkan untuk PV dan EV.
- Earned value atau EV ini, sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari pekerjaan yang dilakukan (BCWP), adalah nilai pekerjaan yang benar-benar selesai.

Ketiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan. Langkah yang paling sering digunakan adalah varians biaya (CV) dengan rumus(CV = EV - AC), dan varians jadwal (SV) dengabn rumus (SV = EV - PV). Kedua nilai, CV dan SV, dapat diubah menjadi indikator efisiensi untuk mencerminkan biaya dan kinerja jadwal dari setiap proyek. Indeks kinerja biaya (CPI = EV / AC) adalah indikator efisiensi biaya paling umum digunakan. CPI kumulatif (jumlah semua anggaran EV individu dibagi dengan jumlah dari semua penderita ACS individu) secara luas digunakan untuk memperkirakan biaya proyek di penyelesaian. Juga, kinerja jadwal index (SPI = EV / PV) kadang-kadang digunakan dalam hubungannya dengan IHK untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut.
5. Alat dan teknik distribusi informasi.


10.3.3 Output dari Pelaporan Kinerja
1. Laporan Kinerja. Laporan kinerja mengatur dan meringkas informasi yang dikumpulkan dan menyajikan hasil analisis apapun. Laporan harus menyediakan jenis informasi dan tingkat detail yang dibutuhkan oleh berbagai pihak, seperti yang didokumentasikan dalam rencana manajemen komunikasi. Format umum untuk laporan kinerja dapat berupa bar chart (juga disebut Gantt Chart), kurva-S,histogram, dan tabel. Gambar 10-2 menggunakan S-kurva untuk menampilkan data EV analisis kumulatif, sedangkan Gambar 10-3 menampilkan satu set data yang berbeda EV dalam bentuk tabel.
2. Permintaan Perubahan. Analisis kinerja proyek sering menghasilkan permintaan untuk perubahan ke beberapa aspek dari proyek.

10.4 PENUTUPAN ADMINISTRASI

Proyek atau fase proyek, baik setelah mencapai tujuan atau diakhiri untuk alasan tertentu, memerlukan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, atau pelanggan. Ini mencakup pengumpulan catatan proyek; memastikan bahwa catatan mencerminkan spesifikasi akhir; menganalisis keberhasilan proyek, efektivitas, dan pelajaran yang dipelajari, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan.
10.4.1 Input untuk Administrasi Penutupan
1. Dokumentasi pengukuran kinerja. Semua dokumentasi dibuat untuk merekam dan menganalisa kinerja proyek, termasuk dokumen perencanaan yang membentuk kerangka kerja untuk pengukuran kinerja, harus tersedia untuk diperiksa selama penutupan administrasi.
2. Dokumentasi produk. Dokumen yang dihasilkan untuk menggambarkan produk dari proyek (rencana, spesifikasi, dokumentasi teknis, gambar, file elektronik, dll) juga harus tersedia untuk diperiksa selama administrasi penutupan.
3. Catatan proyek lainnya. Catatan proyek yang dibahas dalam Bagian 10.2.3.1.

10.4.2 Alat dan Teknik untuk Administrasi Penutupan
1. Alat dan teknik laporan kinerja.
2. Laporan Proyek.
3. Presentasi Proyek.

10.4.3 Output dari Administrasi Penutupan
1. Arsip Proyek. Satu set lengkap catatan proyek yang tersusun harus disiapkan untuk pengarsipan oleh pihak-pihak yang tepat. Suatu database sejarah dari setiap proyek tertentu harus selalu diperbarui (di-update). Ketika kegiatan selesai dilakukan sesuai dengan kontrak, maka harus diperhatikan secara khusus tentang pengarsipan catatan keuangan.
2. Penutupan Proyek. Konfirmasi bahwa proyek telah memenuhi persyaratan pelanggan untuk semua untuk produk (pelanggan telah secara resmi menerima hasil proyek).
3. Pelajaran yang dapat dipelajari.